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Brasília,
13 de agosto
de 2007 - 20h
Arquivo:
regras da Anvisa garantem transparência
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Diretor-geral do Arquivo Nacional,
Jaime Antunes, assina portaria reconhecendo normas
da Anvisa |
O
Arquivo Nacional (AN) reconheceu, nesta segunda-feira
(13), as normas de arquivamento elaboradas pela Agência
Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Com essa iniciativa, a Agência poderá aprimorar
a organização de documentos e eliminar
aproximadamente três mil caixas de documentação,
que enfileiradas corresponderiam à distância
de um quilômetro. |
Para a
chefe da Unidade Central de Documentação (Undoc)
da Anvisa, Cândida Santana, a iniciativa do Arquivo
Nacional representa um reconhecimento importante de um trabalho
que vem sendo feito há cinco anos na Agência.
“Nossas normas de arquivamento vão otimizar o
serviço de busca de documentos. Organizar o arquivo
é uma forma eficiente de ter acesso à informação”,
afirmou.
A assinatura da Portaria nº
70/2007 (PDF)
do AN, que oficializa as regras da Anvisa, ocorreu na sede
do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro (RJ). Durante a cerimônia,
o diretor-geral da instituição, Jaime Antunes,
ressaltou que a atitude da Agência serve de exemplo
para outros órgãos públicos.
De acordo com Antunes, “o Estado só tem transparência
na gestão do bem público por meio de uma rotina
de organização dos arquivos que permita uma
auditoria cidadã. Com a institucionalização
dessas normas, a Anvisa reforça a transparência”,
explica o diretor-geral do AN.
Pioneirismo – A Anvisa é
a primeira agência reguladora a contar com normas
próprias para definir o tempo obrigatório
de arquivamento dos documentos produzidos e recebidos pelas
áreas-fim da instituição. Também
é a precursora no estabelecimento de prazos específicos
para guarda e destinação de documentos concedidos
ao setor regulado como autorizações de funcionamento,
registros de produtos, licenças de importação,
entre outros.
Conforme a professora Andresa de Moraes, especialista em
arquivologia, “a proposta da Anvisa atende à
Resolução n° 14 do Conselho Nacional de
Arquivos”, que regulamenta os processos de organização
dos arquivos públicos.
A especialista também afirmou que a proposta da
Agência contribui para maior qualidade no trabalho.
“Um processo de gestão de documentos eficiente
garante às instituições capacidade
imediata na recuperação de informações
e economia de espaço”, complementa Moraes.
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Cândida Santana mostra
o arquivo da Anvisa |
Avaliação
de documentos – Desde 2002, a Unidade
Central de Documentação (Undoc) da Anvisa
desenvolve um trabalho detalhado de avaliação
dos documentos produzidos e recebidos pela Agência,
qualificando-os segundo a sua natureza e de acordo
com a legislação de Vigilância
Sanitária. O resultado foi elaboração
de dois instrumentos: o Código de Classificação
de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental
da Área Fim da Anvisa.
"Cinco anos pode parecer muito tempo, mas para
quem conhece a profundidade de analisar cada documento
produzido por uma instituição como a
Anvisa sabe que se está diante de um trabalho
de excepcional
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qualidade”,
comentou a coordenadora-geral de gestão do Arquivo
Nacional, Maria Izabel de Oliveira. “Há que se
considerar também a complexidade que foi desenvolver
a tabela de temporalidade, dada a vasta atuação
da Agência, que vai de saneantes a medicamentos”,
complementa.
“Nós definimos nesta tabela quais documentos históricos
serão guardados, como, por exemplo, o registro de
medicamentos que estão no mercado há várias
décadas”, explica Cândida Santana. “E
nos preparamos para eliminar documentos considerados sem
valor histórico ou cultural, como as concessões
de licenças de importação”, acrescenta
a chefe da Undoc da Anvisa.
Instrumentos – O código de
classificação é utilizado para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por uma
instituição pública ou privada no exercício
de suas funções e atividades. Já a
tabela de temporalidade tem o objetivo de definir prazos
de guarda e destinação final de documentos.
Esses dois instrumentos arquivísticos são
utilizados para organizar, classificar e agilizar a capacidade
de resposta dos arquivos.
Arquivo Nacional – Os dois instrumentos
foram validados pelo AN, que é o órgão
responsável por garantir o cumprimento das regras
de arquivamento de documentos públicos na esfera
federal.
Os documentos das áreas-meio da União, como
aqueles que registram informações relativas
a pessoal, patrimônio e transportes, já têm
o seu processo de arquivo e eliminação definidos
pelo Decreto 4073/2002. Já o destino da documentação
das áreas-fim passa por uma negociação
entre a instituição solicitante e os técnicos
do Arquivo Nacional
Outros casos – Além da Anvisa,
já conseguiram a aprovação do Arquivo
Nacional as universidades federais da Paraíba (UFPB)
e do Rio Grande do Sul (UFRGS), o Hospital Universitário
da Universidade Federal de Santa Maria (RS), a Fundação
Casa de Ruy Barbosa e a Fundação Oswaldo Cruz
(Fiocruz). Diferentemente da União, nos estados,
Distrito Federal e municípios, as regras são
determinadas pelos departamentos estaduais ou municipais
de arquivo público.
Informação: Ascom/Assessoria de Imprensa
da Anvisa
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